วางแผนโครงการ

การวางแผนโครงการ

          โครงการ คืออะไร?

          โครงการ คือ ความพยายามในการทํางานชั่วคราวในการจัดหาหรือพัฒนาสินค้าหรือบริการที่มีลักษณะเฉพาะ  จึงกล่าวได้ว่าโครงการเป็นงานที่ซับซ้อน ไม่ใช่งานประจํา การทํางานที่เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว โดยมีข้อจํากัดทางด้านเวลา งบประมาณทรัพยากร และผลลัพธ์โครงการที่ถูกกําหนดมาเพื่อรองรับความต้องการของลูกค้า

          การจัดทำโครงการคำนึงถึง คำถาม 6 ประการ คือ 5W-1H

  •         What = จะทำอะัไร
  •         Why = จะทำไปทำไม
  •         When = จะทำเมื่อใด
  •         Where = จะทำที่ไหน
  •         Who,Whom = ใครทำและทำเพื่อใคร
  •         How = จะทำอย่างไร

          ผู้บริหารโครงการควรเริ่มต้นจากการวิเคราะห์สภาวะแวดล้อมทั้งภายในและภายนอกอย่างรอบคอบก่อนดําเนินโครงการจริง ดังนั้นการวางแผนโครงการจึงเป็นกระบวนการแรกของการเริ่มต้นโครงการ โดยการวางแผนเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับอนาคต การตัดสินใจ และการปฏิบัติ

          การวางแผนโครงการ (Project planning) คืออะไร?

          การวางแผนโครงการ (Project planning) คือ ความพยายามที่จะคาดคะเนเวลาและค่าใช้จ่ายที่จะใช้ในการดำเนินงานโครงการใดโครงการหนึ่ง รวมถึงผลประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับจากโครงการการกําหนดขั้นตอนในการทำงาน กิจกรรมที่จะต้องทําเวลาที่ใช้ในแต่ละกิจกรรม รวมทั้งบุคลากรที่เหมาะสมในแต่ละกิจกรรมด้วย ในแต่ละโครงการควรจะวางแผนในรายละเอียดให้มากก่อนที่จะเริ่มทำงานจริงและเมื่อดำเนินงานจริงแล้วควรมีการติดตามและควบคุมให้เป็นไปตามแผนที่วางไว้ด้วย                   

          การวางแผน จึงหมายถึง การวางแผนหรือการกำหนดอนาคตล่วงหน้าเกี่ยวกับภาระกิจหรือกิจกรรมต่าง ๆ ที่จะกระทำให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ โดยสิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบต้องศึกษา ดังต่อไปนี้

  • การกำหนดปัญหา
  • การศึกษาความเป็นไปได้
  • การวางแผนและการควบคุมกิจกรรม
  • การบริหารโครงการ
  • แผนภูมิแกนต์
  • เพิร์ตและซีพีเอ็ม

การกำหนดปัญหา

          ทำไมต้องกำหนดปัญหาโครงการ? 

          กำหนดปัญหาโครงการหรือกำหนดเป้าหมาย ให้ระบุว่าจะดำเนินการสิ่งใด โดยพยายามแสดงให้ปรากฏเป็นรูปตัวเลขหรือจำนวนที่จะทำได้ภายในระยะเวลาที่กำหนด การระบุเป้าหมาย ระบุเป็นประเภทลักษณะและปริมาณ ให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์และความสามารถในการทำงานของผู้รับผิดชอบโครงการ

          การกำหนดปัญหาต้องพิจารณา ศึกษา และวิเคราะห์ถึงปัญหาด้านความต้องการ เช่น เหตุผลที่ผู้รับบริการมีความต้องการ ซึ่งก่อนที่จะกําหนดวัตถุประสงค์ของโครงการผู้วางแผนโครงการต้องพิจารณาและให้ความสําคัญกับสภาวะแวดล้อมที่มาจากภายในและภายนอกองค์การ ความต้องการของผู้รับบริการและปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น โดยทํารวบรวมข้อมูลข่าวสารและทําการวิเคราะห์จากผู้เชี่ยวชาญและผู้บริหารที่ตัดสินใจ สําหรับเทคนิคที่ใช้ในการระบุความต้องการมีด้วยกันอยู่หลายวิธีซึ่งในแต่ละวิธีจะมีข้อดีและข้อเสียทแตกต่างกันออกไป ได้แก่ การระดมสมอง การสัมภาษณ์ การใช้แบบสอบถาม เป็นต้น


การศึกษาความเป็นไปได้ (Project Feasibility Study)

          การศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการหรือการวิเคราะห์โครงการทางด้านต่างๆเพื่อให้มั่นใจได้ว่าโครงการที่เลือกมานั้นมีความเป็นไปได้ในทางปฏิบัติ มีผลตอบแทนหรือผลประโยชน์ที่คุ้มค่าต่อการลงทุนและสามารถใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยจะต้องไม่ก่อให้เกิดผลกระทบกับสิ่งแวดล้อมและสังคมตามมา

          การศึกษาความเป็นได้ของโครงการเน้นเรื่องที่สำคัญที่ผู้รับผิดชอบโครงการจะต้องจัดทำขึ้น  เพื่อให้ได้โครงการที่ดีมีประสิทธิภาพสามารถนำไปปฏิบัติได้จริง  บรรลุวัตถุประสงค์ภายใต้ข้อจำกัดในด้านงบประมาณ เวลา และลักษณะของผลผลิตของโครงการที่ต้องการโดยมีขอบข่ายการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการในด้านเทคนิค  ด้านการจัดการ  ด้านการตลาด ด้านการเงิน  ด้านเศรษฐกิจ ด้านส้งคม และการเมือง และด้านสภาพแวดล้อมและสภาวะนิเวศน์ 

          สรุุปควรศึกษาความเป็นไปได้ ด้านต่างๆ ดังนี้ การศึกษาด้านเทคนิคหรือด้านวิชาการ (Technical study) การศึกษาด้านการจัดการ (Management study) การศึกษาด้านการตลาด (Market studies) การศึกษาด้านการเงิน (Financial study) การศึกษาด้านเศรษฐกิจ (Economic study) การศึกษาด้านสังคมและการเมือง (Social and political study) การศึกษาด้านสภาพแวดล้อมและสภาวะนิเวศน์ (Environmental and ecological study)

          แนวคิดพื้นฐานของการศึกษาความเป็นไปได้และการวิเคราะห์โครงการ?          

          การศึกษาความเป็นไปได้และการวิเคราะห์โครงการเป็นการแสดงการใช้ทรัพยากรให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประหยัด ภายใต้จุดมุ่งหมายหรือความต้องการของสังคมในรูปแบบที่สะดวกและเหมาะสม เพราะการวิเคราะห์โครงการมีการประเมินผลตอบแทน (Benefit) และค่าใช้จ่าย (Cost) ต่าง ๆ ของแต่ละโครงการ แล้วปรับเป็นตัวรวม  ซึ่งถ้าหากผลตอบแทนมมากกว่าค่าใช้จ่ายที่ปรับแล้ว โครงการนั้นก็เป็นโครงการที่จะใช้ทรัพยากรไปอย่างมีประสิทธิภาพตามหลักวิชาการ


การวางแผนและการควบคุมกิจกรรม

          การควบคุมโครงการเป็นขั้นตอนสําคัญขั้นตอนหนึ่ง ซึ่งเป็นการบังคับให้ดําเนินกิจกรรมต่างๆ เป็นไปตามกิจกรรมที่วางไว้ระหว่างดําเนินโครงการ เพื่อให้สามารถดําเนินกิจกรรมได้ตามแผนที่วางไว้

  • วางแผนโครงการ (Project Planning)  จะทําการคํานวณระยะเวลาการทํางาน  และแสดงถึงกิจกรรมแต่ละกิจกรรมว่าควรเริ่มเมื่อใด แล้วเสร็จเมื่อใด และสามารถกําหนดได้ว่ากิจกรรมใดบ้างเป็นกิจกรรมสําคัญทํางานล่าช้าไม่ได้ หรือล่าช้าได้ไม่เกินเท่าใด สำหรับลักษณะของแผนที่ดีต้องมีความชัดเจน (Clearness) มีความสมบูรณ์ (Completeness) มีความแม่นตรง (Accuracy) มีความครอบคลุม (comprehensiveness) มีความยืดหยุ่น (Flexibility) มีความเป็นพิธีการ (Formality)  มีความง่ายในการควบคุม (Ease of Control) และมีความประหยัด (Economy)
  • ควบคุมโครงการ (Project Control)  ทำให้สามารถควบคุมการทํางานตามที่ได้วางไว้  และ ควบคุม การทํางานไม่ให้ล่าช้ากว่ากําหนด

การบริหารโครงการ (Project Management)

          การบริหารโครงการ คือ การจัดการและกํากับทรัพยากร (เวลา วัสดุ บุคลากร และค่าใช้จ่าย) เพื่อความสําเร็จของโครงการเป็นไปด้วยความเรียบร้อย บรรลุตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายของโครงการ ประโยชน์ คือ ช่วยลดต้นทุนดำเนินการ ทำงานเสร็จตามกำหนด และเห็นรายละเอียดของโครงการชัดเจน

          ความแตกต่างระหว่างการบริหารโครงการและการบริหารทั่วไป?

  • การบริหารโครงการมีลักษณะพิเศษไม่ซ้ำกับโครงการอื่นใด มีระยะเวลาที่แน่นอน เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงขนาดใหญรสภาพการดําเนินงานไม่คงที่สม่ำเสมอ และสร้างกลุ่มทีมงานชั่วคราวขึ้นมาดําเนินงาน
  • การบริหารทั่วไปมีลักษณะซ้ำๆ เป็นกิจวัตร มีระยะเวลาที่ไม่สิ้นสุด เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงแบบค่อยเป็นค่อยไป สภาพการดําเนินงานมีลักษณะคงที่สม่ำเสมอ และสร้างกลุ่มทีมงานถาวรขึ้นมาดําเนินงาน

          ปัจจัยที่ส่งผลให้เกิดความล้มเหลวในการบริหารโครงการ?

  • ขาดการศึกษาความเป็นไปได้อย่างมีระบบความเปลี่ยนแปลงทางเศรษฐกิจและสังคมอย่างรุนแรง
  • ขาดปัจจัยสําคัญหลัก เช่น คน (ไม่มีคนที่มีความสามารถ และไม่มีผู้รับผิดชอบที่ชัดเจน) เวลา (ไม่เสร็จตามกำหนด)  และเงินทุน (ขาดเงินในการลงทุน และใช้งบประมาณเกิน)
  • ขัดต่อกฎหมายขัดต่อระเบียบของสังคม
  • ผู้บริหารโครงการไม่มีความสามารถเพียงพอ

 


แผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart) หรือ แผนภูมิแทง (Bar Chart)

  • Gantt Chart จะใช้แท่งสี่เหลี่ยมผืนผ้าแทนกิจกรรมแต่ละกิจกรรม ที่เริ่มต้นและสิ้นสุดที่เวลาต่างๆ กัน
  • Gantt Chart เป็นเทคนิคที่คิดขึ้นในปี พ.ศ. 2460 โดย Henry L, Gantt เพื่อใช้ในการวางแผนเกี่ยวกับเวลา
  • Gantt Chart ใช้แท่งสี่เหลี่ยมผืนผ้าที่ใช้แสดงกิจกรรมแต่ละกิจกรรมนั้นจะบอกถึงระยะเวลาที่ใช้ , จุดเริ่มต้น และจุดสิ้นสุด ของกิจกรรมแต่ละกิจกรรม

ตัวอย่างแผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart)

          กิจกรรม ก. ใช้เวลาทำงาน 2 สัปดาห์ เริ่มต้นที่ สัปดาห์ที่ 1 และสิ้นสุดสัปดาห์ที่ 3 กิจกรรม ข. ใช้เวลา 2 สัปดาห์ครึ่ง เริ่มต้นที่สัปดาห์ที่ 2 สิ้นสุดที่กลางสัปดาห์ที่ 4 เป็นต้น

          หมายเหตุ Gantt Chart ยังไม่สามารถแสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ของกิจกรรมต่างๆ ได้อย่างชัดเจน  เทคนิค PERT และ CPM จึงถูกนำมาใช้อย่างแพร่หลายมากกว่า

 


การวิเคราะห์ข่ายงานเพิร์ตและซีพีเอ็ม ( PERT/CPM )

          เทคนิคการประเมินผลและทบทวนโครงการ PERT จะถูกนำไปใช้มากในกรณีที่โครงการที่มีเวลาดำเนินงานไม่แน่นอนเช่น R&D หรือการวิจัยและพัฒนา หรือเป็นโครงการที่ไม่เคยทำมาก่อน ซึ่งต้องใช้ทฤษฎีความน่าจะเป็น (Probability Theory) มาช่วยในการคำนวณ

          ระเบียบวิธีวิกฤต CPM มักจะใช้กับโครงการที่เคยทำมาก่อนแล้วซึ่งพอจะรู้และประมาณเวลาได้ หรืออาจมีเวลามาตรฐานอยู่แล้ว เช่นโครงการก่อสร้างบ้าน   เป็นต้น นอกจากจะใช้เกี่ยวกับด้านเวลาแล้ว CPM ยังนำมาควบคุมเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายได้ด้วย

          การวิเคราะห์ข่ายงาน PERT/CPM มีวัตถุประสงค์เพื่อหาวิถีวิกฤตของโครงการ ขั้นตอนการวิเคราะห์ข่ายงานประกอบด้วย

  • การแยกแยะงาน (job berakdown) เป็นขั้นตอนการแจกแจงของกิจกรรมต่างๆ ที่จำเป็นต้องทำในโครงการทั้งหมดว่า มีกิจกรรมอะไรบ้างที่ต้องทำ กิจกรรมต่างๆ มีความสัมพันธ์กันอย่างไร กิจกรรมใดต้องทำก่อน กิจกรรมใดต้องทำหลัง
  • การประมาณการเวลาของกิจกรรม (activity time estimation) เป็นการประมาณการเวลาที่ต้องใช้ทำแต่ละกิจกรรมโดยอาศัยผู้ชำนาญงานในแต่ละกิจกรรม สำหรับข่ายงาน CPM การประมาณการจะทำโดยประมาณการเพียงค่าเดียว โดยถือว่าค่านี้มีความเป็นไปได้มากที่สุด มีโอกาสน้อยมากที่จะเกิดความคลาดเคลื่อน
  • การเขียนข่ายงาน (draw network) เมื่อได้แยกแยะกิจกรรมต่างๆ ที่ต้องทำตลอดจนความสัมพันธ์ของ กิจกรรมต่างๆ ในโครงการ และประมาณการเวลาในการทำกิจกรรมแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการเขียนข่ายงานโดยอาศัยหลักการที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้น
  • การวิเคราะห์หาวิถีวิกฤต (critical path analysis) หลังจากเขียนข่ายงานเสร็จแล้วขั้นตอนสุดท้ายคือการหาวิถีวิกฤตของข่ายงาน จากวิถีวิกฤตนี้จะทำให้ทราบถึงเวลาแล้วเสร็จของโครงการว่าเป็นเท่าใด และกิจกรรมใดบ้างที่อยู่ในวิถีวิกฤต ซึ่งจะทำไปสู่การวางแผนตัดสินใจเพื่อควบคุมโครงการ หรือเร่งรัดโครงการต่อไป

เทคนิคการประเมินผลและทบทวนโครงการ

(Program Evaluation and Review Technique : PERT)

ระเบียบวิธีวิกฤต

(Critical Path Method : CPM)

***  ศึกษาจากคลิปววีดีโอ ตอนที่  1 ***

***  ศึกษาจากคลิปววีดีโอ ตอนที่  2 ***

***  ศึกษาจากคลิปววีดีโอ ตอนที่  3 ***

          กล่าวถึงข่ายงาน (Network) คือ แผนภูมิหรือไดอะแกรมที่เขียนขึ้นแทนกิจกรรมต่างๆ ที่ต้องทำในโครงการ โดยแสดงลำดับก่อนหลังของกิจกรรมเทคนิค PERT และ CPM  จะนำมาใช้ และมาช่วยในการทำงาน

*** เอกสารประกอบการสอน ***

          หมายเหตุ ความแตกต่างระหว่าง PERT และ CPM

          ข้อแตกต่างชัดเจนระหว่าง PERT และ CPM คือ เวลาในการทำกิจกรรม กล่าวคือ เวลาในการทำกิจกรรมของ PERT จะเป็นเวลาโดยประมาณซึ่งคำนวณได้ด้วยการใช้ความน่าจะเป็น PERT จึงใช้กับโครงการที่ไม่เคยทำมาก่อน หรือโครงการซึ่งไม่สามารถเก็บรวบรวมเวลาของการทำกิจกรรมได้ เช่น โครงการพัฒนาวิจัย ส่วน CPM นั้น เวลาที่ใช้ในกิจกรรมจะเป็นเวลาที่แน่นอน ซึ่งคำนวณได้จากข้อมูลที่เคยทำมาก่อน เช่น อัตราการทำงานของงานแต่ละประเภท อัตราการทำงานของเครื่องจักร เป็นต้น CPM จึงใช้กับโครงการที่เคยทำมาก่อน ซึ่งมีความชำนาญแล้ว เช่น งานก่อสร้าง        

 


*** ตัวอย่างการนำเสนอโครงงาน โปรดกด Download ***


ตัวอย่างรูปแบบการเขียนโครงการ

ชื่อแผนงาน..................................................................................................................

ชื่อโครงการ..................................................................................................................

หลักการและเหตุผล

..................................................................................................................................................

วัตถุประสงค์

.................................................................................................................................................

เป้าหมาย

...............................................................................................................................................

วิธีดำเนินการ

..............................................................................................................................................

ระยะเวลาดำเนินการ

...............................................................................................................................................

งบประมาณ

..............................................................................................................................................

ผู้รับผิดชอบโครงการ

.............................................................................................................................................

หน่วยงานที่ให้การสนับสนุน

..............................................................................................................................................

การประเมินผล

.............................................................................................................................................

ผลประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ

.............................................................................................................................................