พัฒนาระบบ(1)

การพัฒนาระบบสารสนเทศหมายถึงอะไร                  

การพัฒนาระบบสารสนทศเป็นการสร้างระบบงานใหม่หรือปรับเปลี่ยนระบบงานเดิมที่มีอยู่แล้วให้สามารถทำงานเพื่อแก้ปัญหาการดำเนินงานทางธุรกิจได้ตามความต้องการของผู้ใช้งานโดยอาจนำคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการนำข้อมูลเข้าสู่ระบบเพื่อประมวลผลเรียบเรียง เปลี่ยนแปลงและจัดทำให้ได้ผลลัพธ์ตามต้องการ

 ทำไมต้องพัฒนาระบบสารสนเทศ

ความจำเป็นในการพัฒนาระบบสารสนเทศ มีดังต่อไปนี้

1.  การเปลี่ยนแปลงกระบวนการบริหารและการปฏิบัติงาน  ระบบเดิมไม่สามารถให้ข้อมูลหรือทำงานได้ตามต้องการ มีการดำเนินงานหลายขึ้นตอน ยุ่งยากในการรวบรวมข้อมูลเพื่อนำมาจัดทำข้อมูลสรุปสำหรับการติดตามการปฏิบัติงานโดยรวมขององค์การ จึงจำเป็นต้องพัฒนาหรือปรับปรุงระบบสารสนเทศที่สามารถช่วยให้ขั้นตอนการปฏิบัติงานภายในและกระบวนการบริหารมีประสิทธิภาพมากขึ้น

2.  การเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยี  เทคโนโลยีที่ใช้อยู่ในระบบสารสนเทศปัจจุบันล้าสมัย ค่าช้จ่ายในการบำรุงรักษาระบบมีราคาสูง จึงต้องรับเอาเทคโนโลยีใหม่ๆ มาประยุกต์ใช้ซึ่งทำให้มีการเปลี่ยนแปลงระบบการทำงานที่มีอยู่เดิม

3.  การปรับองค์การและสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน อันได้แก่

  • -  ระบบที่ใช้งานอยู่ปัจจุบันมีขั้นตอนการทำงานที่ยุ่งยากซับซ้อน ขนาดเอกสารอ้างอิงหรือเอกสารที่มีอยู่ไม่ได้มารตรฐาน ทำให้การปรับปรุงหรือแก้ไขทำได้ยาก
  • -  ความต้องการปรับองค์การให้เหมาะสมเพื่อสามารตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ
  • -  ระบบปัจจุบันไม่สามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงในอนาคตได้

วิธีการพัฒนาระบบสารสนเทศมีกี่วิธี

วิธีการพัฒนาระบบสารสนเทศมี 5 วิธี ดังต่อไปนี้

1)  การพัฒนาระบบงานแบบดั้งเดิม (Traditional SDLC Methodology) เป็นการพัฒนาระบบสารสนเทศตามวงจรการพัฒนาระบบที่มีขั้นตอนที่แน่นอน วิธีนี้เป็นวิธีเก่าแก่ที่สุดและนิยมเรียกย่อๆ ว่า SDLC (System Development Life Cycle: SDLC)

          " วงจรการพัฒนาระบบ (SDLC) คือ กระบวนการทางความคิด ( Logical Process)ในการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อแก้ปัญหาทางธุรกิจและตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ โดยภายในวงจรนั้นแบ่งกระบวนการพัฒนาออกเป็นระยะ ( Phase ) ได้แก่ ระยะการวางแผน ( Planning Phase)  ระยะการวิเคราะห์ ( Analysis Phase) ระยะการออกแบบ ( Design Phase) และระยะการสร้างและพัฒนา ( Implementation Phase )โดยแต่ละระยะจะประกอบไปด้วยขั้นตอน ( Steps ) ต่าง ๆ ซึ่งแต่ละโครงการพัฒนาระบบจะมีการแบ่งระยะและขั้นตอนในแต่ละระยะแตกต่างกัน "

2)  การสร้างต้นแบบ (Prototyping) เป็นการสร้างระบบต้นแบบขึ้นมาเพื่อให้ผู้ใช้ทดลองใช้งานซึ่งนอกจากผู้ใช้จะได้แนวคิดเกี่ยวกับสารสนเทศที่ต้องการแล้วยังช่วยให้มองเห็นภาพของระบบที่จะพัฒนาได้ชัดเจนขึ้น

3)  การพัฒนาระบบโดยผู้ใช้ (End-user Development)

4)  การใช้บริการจากแหล่งภายนอก (Outsourcing) เนื่องจากองค์การไม่มีบุคลากรที่มีทักษะความชำนาญ การจ้างหน่วยงานหรือบริษัทภายนอกที่มีความชำนาญด้านนี้มาทำการพัฒนาระบบให้ ซึ่งการทำสัญญาจ้างให้หน่วยงานภายนอกมาทำงานเกี่ยวกับการดำเนินงานของฝ่ายคอมพิวเตอร์นี้เรียกว่า IT Outsourcing ในที่นี้จะเรียกสั้นๆ ว่า Outsourcing

5)  การใช้ซอฟแวร์สำเร็จรูปประยุกต์ (Application Software Package) เป็นทางเลือกหนึ่งในการพัฒนา เช่น ระบบงานเงินเดือน ระบบบัญชีลูกหนี้ หรือระบบควบคุมสินค้าคลคลัง หากซอฟต์แวร์สำเร็จรูปสามารถสนองต่อความต้องการระบบงานขององค์การได้ องค์การก้ไม่จำเป็นต้องพัฒนาขึ้นเอง เนื่องจากโปรแกรมสำเร็จรูปได้รับการออกแบบและผ่านการทดสอบแล้ว จึงช่วยลดค่าใช่จ่ายและเวลาในการพัฒนาระบบใหม่และยังช่วยให้การทดสอบ การติดตั้ง และการบำรุงรักษาระบบเป็นไปได้ง่ายขึ้น

หลักในการพัฒนาระบบสารสนเทศให้มีประสิทธิภาพมีอะไรบ้าง

1)  คำนึงถึงเจ้าของและผู้ใช้ระบบ

          "แม้จะทำงานอย่างเต็มความสามารถเพื่อให้ระบบให้ได้มากที่สุด ก็อาจจะไม่สามารถทำให้ระบบนั้น ประสบความสำเร็จได้ หากไม่มีการยอมรับจากเจ้าของระบบ ดังนั้นควรคำนึงถึงบทบาทของเจ้าของระบบในส่วนสำคัญที่ว่าเจ้าของระบบคือผู้ตัดสินใจลำดับสุดท้ายในการแสดงถึงความพึงพอใจของระบบที่พัฒนาขึ้น"

          "การติดต่อสื่อสารและความเข้าในที่ผิดจากเจ้าของระบบและผู้ใช้ นับเป็นปัญหาที่ต้องคำนึงถึงเมื่อทำการพัฒนาระบบ เนื่องจากการพัฒนาระบบคือการเปลี่ยนแปลงโดยธรรมชาติของผู้ใช้ระบบแล้วย่อมเห็นเป็นเรื่องยุ่งยากที่จะเปลี่ยนแปลงลักษณะการทำงานอย่างเดิม"

2)  เข้าถึงปัญหาให้ตรงจุด ซึ่งมีแนวทางการแก้ปัญหาที่เป็นระบบมีขั้นตอนดังนี้ 

  • -  ศึกษาทำความเข้าใจในปัญหาที่เกิดขึ้น
  • -  รวบรวมและกำหนดความต้องการ
  • -  หาวิธีการแก้ปัญหาหลายๆ วิธีและเลือกวิธีที่ดีที่สุด
  • -  ออกแบบและทำการแก้ปัญหาตามวิธีที่เลือก
  • -  สังเกตและประเมินผลกระทบจากวิธีแก้ปัญหาที่นำมาใช้ และปรับปรุงวิธีการให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด

3)  กำหนดขั้นตอนหรือกิจกรรมในการพัฒนาระบบ

          "ในการพัฒนาระบบจะต้องมีการกำหนดขั้นตอนหรือกิจกรรมต่าง ๆ ที่ควรทำชัดเจน อย่างเช่นในวงจรพัฒนาระบบ ( SDLC) ก็มีขั้นตอนการปฏิบัติงานอย่างชัดเจน"

4)  กำหนดมาตรฐานในการพัฒนาระบบ

          "ควรมีการกำหนดมาตรฐานในระหว่างการพัฒนาระบบเพื่อให้เป็นกฏระบบ/ระเบียบ ในการปฏิบัติงาน อาจจะส่งผลให้การปฏิบัติงานเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุด ไม่ว่าองค์นั้นจะมีกี่ระบบ องค์กรนั้นจะทำการสร้างระบบด้วยบุคลากรขององค์กรหรือจะเป็นการซื้อโปรแกรมสำเร็จเข้ามาใช้ก็ตาม มีสิ่งหนึ่งที่นักวิเคราะห์ระบบหรือองค์กรไม่ต้องการที่จะให้เกิดขั้น นั้นคือความล้มเหลวในการพัฒนาระบบ ดังนั้นมาตรฐานในระหว่างการพัฒนาระบบนั้นมีขึ้นเพื่อกำหนดลักษณะการทำงานด้านต่าง ๆ"

          "ด้านเอกสารคู่มือหรือรายละเอียดความต้องการ (Docunentation Guidelines/requirement) จะต้องมีความเป็นระบบ ระเบียบถูกต้องเป็นไปตามระบบปัจจุบันมากที่สุด รวมถึงจฤะต้องมีรายละเอียดอย่างชัดเจนและสามารถนำไปใช้งานจริงได้มาตรฐานที่กำหนดการทำงานได้"

5)  ตระหนักว่าการพัฒนาระบบเป็นการลงทุนประเภทหนึ่ง

          "ไม่มีนักลงทุนคนใดที่ต้องการพัฒนาระบบให้ล้มเหลว นั้นหมายถึง การลงทุนไปจะต้องได้ผลกำไรกลับคืนมา"

          "นักวิเคราะห์ระบบควรเพิ่มความรอบคอบในการวิเคราะห์ถึงปัญหาต่าง ๆ ไม่ควรรีบรีบร้อนในการตัดสินใจที่จะเลือกวิธีการแก้ไข้ปัญหาต่าง ๆ ควรหาทางเลือกให้มากพอสมควรประสิทธิภาพของความคุ้มกัน (Cost-effectiveness ) คือผลที่ได้จากการเปรียบระหว่างและต้นทุนและผลตอบแทนที่ได้รับจากการใช้ระบบนั้น"

6)  เตรียมความพร้อมหากจะต้องยกเลิกหรือทบทวนระบบสารสนเทศที่กำลังพัฒนา

          "อาจเป็นไปได้ที่โครงการหรือแผนงานจะถูกยกเลิกหรือต้องทบทวนใหม่ จากการวิเคราะห์ และประเมินผลแล้วว่าเป็นโครงการที่มีข้อผิดพลาดหรือไม่คุ้มค่าในการลงทุน"

          "ให้ยกเลิกโครงการทันทีถ้าเห็นว่าโครงการนั้นไม่สามารถบรรลุผลได้"

7)  แตกระบบสารสนเทศที่จะพัฒนาออกเป็นระบบย่อย

                    "หากระบบย่อยมีการเปลี่ยนแปลงย่อมส่งผลกระทบต่อระบบอื่นๆไปด้วย ดังนั้นหากพบปัญหาผู้วิเคราะห์จะต้องมีการแบ่งแยกปัญหาที่เกิดขึ้นทีละสาเหตุ"

8)  ออกแบบระบบให้สามารถรองรับต่อการขยายหรือการปรับเปลี่ยนในอนาคต

          "ความต้องการของผู้ใช้งานนั้นไม่เฉพาะขณะทำการพัฒนาระบบเท่านั้น แต่รวมไปถึงการคาดการณ์ถึงความต้องการของผู้ใช้ระบบทีอาจเกิดขึ้นในอนาคตด้วย" 

          "นักวิเคราะห์ระบบที่ดีควรออกแบบระบบเพื่อรับรองการเจริญเติบโตและการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นในอนาคตด้วย"

ปัจจัยอะไรบ้างที่มีผลต่อการพัฒนาระบบสารสนเทศ

ปัจจัยที่มีผลต่อการพัฒนาระบบสารสนเทศให้ประสบความสำเร็จ

1)  การสนับสนุนจากฝ่ายบริหาร

2)  การกำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน

3)  ความรู้ ความสามารถ และประสบการณ์ของทีมพัฒนาระบบ

4)  การเลือกใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่เหมาะสม

5)  การบริหารโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ

 


          หมายเหตุ ปัจจุบันมีซอร์ฟแวร์ที่ช่วยในการพัฒนาระบบสารสนเทศมีความสะดวกและรวดเร็วมากขึ้น ด้วยการเตรียมฟังก์ชันการทำงานที่ช่วยในการสร้าง อันได้แก่ แผนภาพ ตัวต้นแบบ รายงาน แบบฟอร์ม โค้ดโปรแกรม เอกสารรายละเอียดของโปรแกรม เอกสารรายละเอียดของระบบ พจนานุกรมข้อมูล ตลอดจนช่วยตรวจสอบความถูกต้องของแผนงานที่สร้างขึ้น และรายงานผลข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นได้อีกด้วย เรียกซอร์ฟแวร์ประเภทนี้ว่า “เครื่องมือสนับสนุนการพัฒนาระบบ (Computer-Aided System Engineering : CASE Tools)”